การจัดรูปแบบเซลล์ใน Excel: คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับรูปแบบและเทคนิคต่างๆ

ปริญญาโท การจัดรูปแบบเซลล์ใน Excel การจัดรูปแบบที่ถูกต้องนั้นสร้างความแตกต่างระหว่างสเปรดชีตที่ยุ่งเหยิงกับเอกสารระดับมืออาชีพที่เข้าใจง่ายในทันที ไม่ใช่แค่ทำให้ดูสวยงามเท่านั้น แต่การจัดรูปแบบที่ถูกต้องยังช่วยให้ Excel ตีความข้อมูลได้อย่างแม่นยำและคำนวณได้อย่างถูกต้องโดยไม่มีข้อผิดพลาด ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับงานในสำนักงาน การสอบแข่งขัน และการจัดการข้อมูลอย่างจริงจังทุกประเภท

เมื่อคุณสมัคร รูปแบบที่เหมาะสม สำหรับแต่ละเซลล์ คุณสามารถเลือกวิธีการแสดงตัวเลข วันที่ ข้อความ สกุลเงิน เปอร์เซ็นต์ หรือรหัสพิเศษ โดยไม่เปลี่ยนแปลงค่าจริงที่ Excel ใช้ในการคำนวณ นอกจากนี้ ด้วยรูปแบบที่กำหนดเอง คุณยังสามารถสร้างผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจงมากยิ่งขึ้นได้ เช่น เพิ่มหน่วย เน้นค่าลบด้วยสีแดง แสดงวันที่ในรูปแบบเฉพาะ หรือแม้แต่ซ่อนค่า

การจัดรูปแบบเซลล์ใน Excel คืออะไรกันแน่?

ในโปรแกรม Excel แต่ละเซลล์เปรียบเสมือน... ภาชนะสองชั้นในด้านหนึ่งคือค่าจริง (ค่าที่ใช้ในการคำนวณ) และอีกด้านหนึ่งคือวิธีการแสดงค่าดังกล่าวบนหน้าจอ กล่องโต้ตอบ "จัดรูปแบบเซลล์" คือแผงควบคุมที่คุณสามารถกำหนดได้ว่าต้องการให้เนื้อหาแสดงผลอย่างไร

ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถ เปลี่ยนรูปลักษณ์โดยสิ้นเชิง การจัดรูปแบบเซลล์ (เช่น จำนวนทศนิยม สัญลักษณ์สกุลเงิน สี แบบอักษร วันที่ ข้อความ ฯลฯ) โดยไม่เปลี่ยนแปลงข้อมูลที่ Excel ใช้ในการบวก ลบ หรือคำนวณสูตรใดๆ ดังนั้น การจัดรูปแบบจึงไม่ใช่แค่เรื่องความสวยงาม แต่เป็นส่วนสำคัญในการทำงานกับสเปรดชีต

เพื่อให้ใช้งาน Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องกำหนด... รูปแบบที่ถูกต้องสำหรับแต่ละช่วง สำหรับเซลล์ต่างๆ: ถ้าเซลล์นั้นมีวันที่ ก็ควรจัดรูปแบบเป็นวันที่ ถ้าเซลล์นั้นมีเปอร์เซ็นต์ ก็ควรจัดรูปแบบเป็นเปอร์เซ็นต์ ถ้าเป็นรหัสไปรษณีย์ คุณอาจต้องการใช้รูปแบบพิเศษเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียเลขศูนย์นำหน้า และเพื่อให้เข้าใจฟังก์ชันต่างๆ เช่น ฟังก์ชัน ISOMITTED.

หากคุณป้อนตัวเลขปนกับข้อความ (เช่น "10 กก.") โดยไม่ใช้การจัดรูปแบบ Excel จะไม่ถือว่าเป็นตัวเลขอีกต่อไป แต่จะถือว่าเป็น... สตริงตัวอักษรและตัวเลขและการดำเนินการหลายอย่างอาจส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดหรือผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิด รูปแบบที่กำหนดเองจึงเข้ามามีบทบาทเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้

วิธีเปิดกล่องโต้ตอบจัดรูปแบบเซลล์

Excel มีวิธีการเข้าถึงหลายวิธี ตัวเลือกรูปแบบดังนั้นคุณจึงสามารถเลือกใช้ตัวเลือกใดก็ได้ที่สะดวกที่สุดสำหรับคุณในแต่ละช่วงเวลา ทุกตัวเลือกจะนำไปสู่กล่องโต้ตอบเดียวกัน ซึ่งคุณสามารถเลือกหมวดหมู่ได้ (ตัวเลข สกุลเงิน วันที่ กำหนดเอง ฯลฯ)

คุณสามารถเปิดกล่องโต้ตอบจัดรูปแบบเซลล์ได้จากเมนูคลิกขวา: เลือกช่วงเซลล์ แล้วทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ คลิกขวาที่เซลล์ จากนั้นเลือก "จัดรูปแบบเซลล์" นี่น่าจะเป็นวิธีที่ใช้บ่อยที่สุดเมื่อคุณกำลังทำงานอยู่ในส่วนใดส่วนหนึ่งของแผ่นงานอยู่แล้ว

คุณสามารถค้นหาได้ในแถบเครื่องมือ: บนแท็บ การเริ่มต้นภายในกลุ่ม "เซลล์" คุณจะพบตัวเลือก "จัดรูปแบบ" ซึ่งช่วยให้เข้าถึงกล่องโต้ตอบการจัดรูปแบบเซลล์ได้ ในกลุ่ม "ตัวเลข" บนแท็บเดียวกัน คุณสามารถขยายตัวเลือกและเข้าถึงกล่องโต้ตอบขั้นสูงได้เช่นกัน

วิธีที่เร็วที่สุด และเป็นวิธีที่คุณควรจำไว้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังเตรียมตัวสอบแข่งขัน คือ การใช้คีย์ลัด Ctrl + ฮิตเพียงเลือกเซลล์หรือช่วงเซลล์ จากนั้นกดปุ่มที่เลือกไว้ กล่องโต้ตอบ "จัดรูปแบบเซลล์" จะเปิดขึ้นโดยตรง และพาคุณไปยังแท็บ "ตัวเลข"

เมื่อเข้าไปข้างในแล้ว คุณจะเห็นทางด้านซ้ายมือ หมวดหมู่รูปแบบ (ทั่วไป, ตัวเลข, สกุลเงิน, บัญชี, วันที่, เวลา, เปอร์เซ็นต์, เศษส่วน, วิทยาศาสตร์, ข้อความ, พิเศษ และกำหนดเอง) ทางด้านขวาคือพื้นที่ "พิมพ์" ซึ่งใช้กำหนดรูปแบบเฉพาะ และส่วน "ตัวอย่าง" ซึ่งแสดงให้เห็นว่าค่าในเซลล์จะมีลักษณะอย่างไรเมื่อใช้รูปแบบที่เลือก

รูปแบบตัวเลขและข้อความพื้นฐานใน Excel

หมวด "ทั่วไป" คือ รูปแบบเริ่มต้น จากโปรแกรม Excel ฟังก์ชันนี้ไม่ได้ใช้การจัดรูปแบบพิเศษใดๆ มันแสดงตัวเลขในรูปแบบมาตรฐาน และขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณพิมพ์ Excel จะตัดสินใจว่าจะถือว่าเป็นตัวเลข วันที่ ข้อความ ฯลฯ ฟังก์ชันนี้มีประโยชน์เมื่อคุณไม่ต้องการการจัดรูปแบบเฉพาะใดๆ แต่ก็มีข้อจำกัดเมื่อคุณต้องการควบคุมการจัดรูปแบบแม้เพียงเล็กน้อย

รูปแบบ "ตัวเลข" เป็นหนึ่งในรูปแบบที่ใช้กันมากที่สุด เนื่องจากช่วยให้ กำหนดจำนวนทศนิยมและตัวคั่นด้วยฟังก์ชันนี้ คุณสามารถเปิดใช้งานตัวคั่นหลักพัน เพิ่มหรือลดจำนวนทศนิยมที่แสดง (ค่าเริ่มต้นมักเป็น 2) และเลือกวิธีการแสดงตัวเลขติดลบ (มีเครื่องหมาย สีแดง ในวงเล็บ ฯลฯ) ซึ่งช่วยให้การตีความข้อมูลจำนวนมากง่ายขึ้นมาก

รูปแบบ "สกุลเงิน" เพิ่มความเป็นไปได้ในการเลือกเพิ่มเติมจากข้างต้น สัญลักษณ์สกุลเงิน วิธีการนี้ใช้ได้กับทุกสกุลเงิน ไม่ว่าจะเป็นยูโร ดอลลาร์ ปอนด์ และอีกมากมาย เพียงแค่เปิดรายการ "สัญลักษณ์" แล้วเลือกสกุลเงินที่คุณต้องการ เช่นเดียวกับตัวเลข คุณสามารถปรับจำนวนทศนิยมและรูปแบบสัญลักษณ์ติดลบได้

รูปแบบ "การบัญชี" สามารถใช้ได้กับสกุลเงินเช่นกัน แต่จะปรับให้สอดคล้องกับ... สัญลักษณ์และจำนวนเงิน ในรูปแบบพิเศษ สัญลักษณ์จะถูกจัดเรียงไว้ในคอลัมน์เดียว และตัวเลขจะอยู่ตรงกลางเซลล์ นี่เป็นรูปแบบที่เน้นด้าน "การบัญชี" มากกว่าความสวยงาม ไม่ได้ใช้งานได้จริงเสมอไป แต่ก็มีอยู่สำหรับผู้ที่ต้องการนำเสนอในรูปแบบงบดุลหรือบัญชีแยกประเภทแบบคลาสสิก

หากคุณเลือก "ข้อความ" เป็นรูปแบบเซลล์ คุณจะบังคับให้ Excel ใช้รูปแบบนั้น ตีความเนื้อหาตามตัวอักษรข้อความนั้นจะถูกแปลงเป็นข้อความตามที่คุณพิมพ์ทุกประการ วิธีนี้มีประโยชน์มากเมื่อคุณต้องการป้องกันไม่ให้ข้อมูลเช่น วันที่ รหัสตัวเลขที่มีเลขศูนย์นำหน้า การอ้างอิง หรือข้อความเฉพาะถูกตีความ ข้อเสียคือ ในขณะที่อยู่ในรูปแบบข้อความ เนื้อหานั้นไม่สามารถนำไปใช้ในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ได้โดยตรง

รูปแบบวันที่และเวลา

ระบบการจัดการวันที่ของ Excel มีกลไกพิเศษอยู่: ภายในแล้ว แต่ละวันที่นั้นแท้จริงแล้วคือ... จำนวนวันนับตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 1900ถ้าคุณใช้รูปแบบตัวเลขกับวันที่ คุณจะเห็นตัวนับนั้น นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการจัดรูปแบบวันที่ถูกต้องจึงสำคัญมาก เพื่อให้คุณเห็นสิ่งที่คุณต้องการ (วัน เดือน ปี) และไม่ใช่ตัวเลขที่ดูแปลกๆ

ในหมวด "วันที่" คุณสามารถเลือกวิธีการต่างๆ ได้ แสดงวันที่: แสดงเฉพาะตัวเลข แสดงเดือนแบบย่อหรือแบบเต็ม แสดงปีแบบสั้น (สองหลัก) หรือแบบยาว (สี่หลัก) หรือแบบผสมผสานต่างๆ นอกจากนี้ รูปแบบต่างๆ ยังขึ้นอยู่กับการตั้งค่าภูมิภาคของระบบของคุณด้วย เช่น ภาษา รูปแบบวัน/เดือน/ปี เป็นต้น

ในขณะนี้ ส่วน "เวลา" นำเสนอรูปแบบที่หลากหลาย รายละเอียดในระดับต่างๆคุณสามารถแสดงเฉพาะชั่วโมงและนาที รวมวินาที ใช้รูปแบบ 24 ชั่วโมง หรือรูปแบบ 12 ชั่วโมงทั่วไปที่มี AM/PM ก็ได้ นอกจากนี้ คุณจะพบรูปแบบที่มีเครื่องหมายดอกจัน (*) ซึ่งจะปรับเปลี่ยนโดยอัตโนมัติหากการตั้งค่าภูมิภาคของ Windows เปลี่ยนแปลง

ในการกำหนดรูปแบบวันที่เอง ตัวอักษรสำคัญคือ d, m และ a d, dd, ddd หรือ dddd คุณสามารถควบคุมได้ว่าจะแสดงวันด้วยตัวเลขหนึ่งหรือสองหลัก หรือแสดงเป็นตัวย่อหรือชื่อเต็มของวันในสัปดาห์ ม. มม. มมม. มมม. คุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้แสดงเดือนเป็นตัวเลข ตัวย่อ หรือชื่อเต็ม และด้วย อะ หรือ อะอา คุณเป็นคนกำหนดว่าปีนี้ดูสั้นหรือยาว

สำหรับการระบุเวลา ให้ใช้ h แทนชั่วโมง m แทนนาที และ s แทนวินาที โดยอาจมีตัวอักษรหนึ่งหรือสองตัวขึ้นอยู่กับว่าต้องการตัวเลขหนึ่งหรือสองหลัก ตัวอย่างเช่น HH: mm: ss โปรแกรมจะแสดงผลเป็น 01:05:09 ในขณะที่รูปแบบ h:m:s อาจแสดงเป็น 1:5:9 นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่ม AM/PM เพื่อใช้งานกับรูปแบบ 12 ชั่วโมง และใช้เครื่องหมายโคลอน (:) เป็นตัวคั่นได้

เปอร์เซ็นต์ เศษส่วน สัญกรณ์วิทยาศาสตร์ และรูปแบบพิเศษ

รูปแบบ "เปอร์เซ็นต์" มีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อทำงานกับ สัดส่วนหรืออัตราส่วนเมื่อนำไปใช้ Excel จะตีความค่า 0,15 เป็น 15%, 1 เป็น 100% และอื่นๆ และคุณสามารถกำหนดจำนวนทศนิยมที่จะแสดงได้ ฟังก์ชันนี้ใช้กันอย่างแพร่หลายในรายงานทางการเงิน การวิเคราะห์ข้อมูล และการสอบ Excel

รูปแบบ "เศษส่วน" จะแปลงตัวเลขเป็น การแทนเศษส่วน ขึ้นอยู่กับประเภทที่คุณเลือก เช่น เศษส่วนธรรมดา เศษส่วนหนึ่งในแปด เศษส่วนหนึ่งในสิบหก เป็นต้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งมีประโยชน์ในบริบททางคณิตศาสตร์ สถิติ หรือทางเทคนิค ที่การแสดงเศษส่วนแทนทศนิยมยาวๆ นั้นเหมาะสมกว่า

ตัวเลือก "วิทยาศาสตร์" จะแสดงค่าในรูปแบบเลขยกกำลังประเภท 1,23E + 06นั่นคือ 1,23 × 10 ยกกำลัง 6 เป็นรูปแบบที่ใช้งานได้จริงมากเมื่อต้องจัดการกับตัวเลขขนาดใหญ่มากหรือเล็กมาก เช่น ข้อมูลทางวิทยาศาสตร์ การวัด การคำนวณทางวิศวกรรม หรือสถิติขั้นสูง

ภายในหัวข้อ "พิเศษ" คุณจะพบรูปแบบที่จัดเตรียมไว้สำหรับบางกรณี รหัสทั่วไปเช่น หมายเลขโทรศัพท์ รหัสไปรษณีย์ หรือหมายเลขประกันสังคม (ขึ้นอยู่กับภาษา/ภูมิภาค) หน้าที่ของมันคือการแสดงข้อมูลเหล่านี้อย่างถูกต้อง โดยเคารพเลขศูนย์นำหน้าหรือโครงสร้างเฉพาะต่างๆ โดยที่คุณไม่ต้องสร้างรูปแบบด้วยตนเอง

นอกเหนือจากหมวดหมู่เหล่านี้แล้ว Excel ยังมีส่วน "กำหนดเอง" ซึ่งคุณสามารถสร้างมาสก์ของคุณเองได้โดยการผสมสัญลักษณ์และข้อความ ส่วนนี้เป็นส่วนที่มักปรากฏในข้อสอบบ่อยที่สุด ไอทีสำหรับการสอบแข่งขันเพราะมันเปิดโอกาสให้สามารถออกแบบรูปแบบการนำเสนอได้แทบทุกรูปแบบที่ศาลนึกขึ้นได้

รูปแบบกำหนดเองใน Excel คืออะไร?

รูปแบบที่กำหนดเองคือ กฎที่ระบุว่าควรเป็นอย่างไร แสดงเนื้อหา คุณสามารถแปลงค่าจากเซลล์โดยตรง โดยไม่ต้องแก้ไขค่าภายในที่ Excel ใช้ในการคำนวณ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเพิ่มหน่วย (กิโลกรัม หน่วย ยูโร) ข้อความอธิบาย หรือสีได้ แต่สูตรจะยังคงทำงานกับตัวเลขเท่านั้น

ลองนึกภาพตารางที่มีปริมาณ ราคาต่อหน่วย น้ำหนักต่อหน่วย น้ำหนักรวม จำนวนเงินทั้งหมด และราคาเฉลี่ย หากคุณพิมพ์ "10 กก." ลงในเซลล์ในคอลัมน์โดยตรง ค่าดังกล่าวจะไม่ใช่ตัวเลขอีกต่อไป และสูตรที่พยายามคูณค่าดังกล่าวจะให้ค่าที่ไม่ถูกต้อง ความผิดพลาดอย่างไรก็ตาม หากคุณพิมพ์เพียง 10 และใช้รูปแบบกำหนดเองที่แสดงผลเป็น "10 กก." โปรแกรม Excel ก็ยังสามารถคูณจำนวนนั้นได้โดยไม่มีปัญหา

รูปแบบที่กำหนดเองจะถูกกำหนดไว้ในหมวด "กำหนดเอง" ภายในกล่องโต้ตอบการจัดรูปแบบเซลล์ คุณจะเห็นรายการที่มีตัวเลือกหลายรายการ รูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า คุณสามารถใช้ได้เลย ปรับแต่ง หรือใช้เป็นพื้นฐานในการสร้างรูปแบบของคุณเอง ในช่อง "พิมพ์" คุณจะเขียนโค้ดการจัดรูปแบบ และในช่อง "ตัวอย่าง" คุณจะเห็นตัวอย่างที่ใช้กับเนื้อหาในเซลล์ปัจจุบัน

โครงสร้างของรูปแบบที่กำหนดเองจะถูกแบ่งออกเป็นส่วนต่างๆ ได้มากถึง สี่ส่วน คั่นด้วยเครื่องหมายเซมิโคลอน (;)
รูปแบบสำหรับค่าบวก; รูปแบบสำหรับค่าลบ; รูปแบบสำหรับศูนย์; รูปแบบสำหรับข้อความ

การกำหนดส่วนประกอบทั้งสี่ส่วนนั้นไม่จำเป็น หากคุณต้องการจัดรูปแบบเฉพาะตัวเลขติดลบ คุณสามารถใช้รูปแบบเช่นนี้ได้ ;-0.000;;คุณเว้นช่องค่าบวก ศูนย์ และข้อความว่างไว้ และกำหนดเฉพาะวิธีการแสดงค่าลบ (ทศนิยมสามตำแหน่งพร้อมเครื่องหมายลบ) Excel จะใช้รูปแบบมาตรฐานหรือแสดงช่องว่างในส่วนที่ไม่ได้กำหนดไว้

สัญลักษณ์สำคัญและสัญลักษณ์ตัวแทนในรูปแบบที่กำหนดเอง

เพื่อให้รูปแบบที่กำหนดเองทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ คุณจำเป็นต้องรู้จักรูปแบบเหล่านั้น อักษรของสัญลักษณ์ตัวละครแต่ละตัวมีพฤติกรรมเฉพาะ และเมื่อนำตัวละครเหล่านั้นมารวมกัน คุณจะสามารถนำเสนอผลงานได้ตรงตามที่ต้องการในแบบฝึกหัด รายงาน หรือข้อสอบ

สัญลักษณ์พื้นฐานสำหรับตัวเลขมีอยู่สามอย่าง: 0, # และ ?เลขศูนย์ (0) บังคับให้แสดงตัวเลข แม้ว่าจะเป็นเลขศูนย์ที่ไม่มีค่าใดๆ โดยจะเติมเลขศูนย์ทางด้านซ้ายหรือขวาตามความจำเป็น สัญลักษณ์ # แสดงถึง "ตัวเลขสำคัญ": หากตัวเลขนั้นไม่มีตัวเลขอื่นๆ จะไม่มีการเติมเลขศูนย์ เครื่องหมายคำถาม (?) สงวนพื้นที่สำหรับตัวเลขที่ไม่สำคัญ แต่จะเว้นว่างไว้ ซึ่งจะช่วยจัดเรียงตัวเลขให้ตรงกับจุดทศนิยม

ตัวอย่างเช่น รูปแบบ 0 สิ่งนี้จะทำให้ค่าเช่น 16,817 แสดงผลเป็น 17 แม้ว่าภายในแล้วค่าจะยังคงเป็น 16,817 ก็ตาม นี่คือรูปแบบหนึ่ง # โปรแกรมนี้จะแสดงเฉพาะตัวเลขที่มีนัยสำคัญโดยไม่ใส่เลขศูนย์เพิ่ม สำหรับรูปแบบต่างๆ เช่น 0,0; 0,00; #,##0 หรือ #,##0,00 คุณสามารถเลือกจำนวนตำแหน่งทศนิยมที่ต้องการและว่าจะรวมเครื่องหมายคั่นหลักพันหรือไม่

เครื่องหมายจุด (.) และเครื่องหมายจุลภาค (,) มีพฤติกรรมที่แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับ การกำหนดค่าระดับภูมิภาคอย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปแล้วจะใช้เป็นตัวคั่นทศนิยมและตัวคั่นหลักพันภายในรูปแบบ ตัวอย่างทั่วไป: #.##0,00 เพื่อแสดงตัวเลขที่มีหลักพันและทศนิยมสองตำแหน่ง เช่น 1234 จะแสดงเป็น 1.234,00

สัญลักษณ์เปอร์เซ็นต์ % จะแทรก % เข้าสู่ระบบ และปรับค่าให้เหมาะสม ตัวอักษร E หรือ e ตามด้วย + หรือ – (E+, E-, e+, e-) จะเปิดใช้งานสัญกรณ์วิทยาศาสตร์ สัญลักษณ์อื่นๆ เช่น +, -, /, วงเล็บ, เครื่องหมายดอลลาร์ $, เครื่องหมายยูโร € หรืออักขระใดๆ สามารถแสดงได้โดยการป้อนอักขระนั้นโดยตรง หรือใส่เครื่องหมายอัญประกาศล้อมรอบหากเป็นข้อความ

หากคุณต้องการทำซ้ำตัวอักษรเพื่อให้เต็มความกว้างของเซลล์ ให้ใช้เครื่องหมายดอกจัน (*) ตัวอย่างเช่น ในรูปแบบ * 0,00 ช่องว่างนี้จะถูกเติมด้วยอักขระตัวสุดท้ายที่ระบุไว้ จนกว่าช่องว่างจะเต็ม หากคุณเขียนเป็น * .0,00คำสั่งนี้จะทำซ้ำตัวอักษรที่อยู่หน้าตัวเลข ซึ่งมีประโยชน์สำหรับการสร้างเอฟเฟ็กต์ภาพ เส้นประ หรือการ "เติม" สีโดยอัตโนมัติ

การใช้ข้อความ สี และหน้ากากเนื้อหา

ในการผสมตัวเลขกับข้อความคงที่ภายในรูปแบบ จะใช้สิ่งต่อไปนี้: คำพูดคู่ทุกอย่างที่อยู่ภายในเครื่องหมายอัญประกาศจะแสดงผลตามตัวอักษร ในขณะที่ส่วนที่เหลือของโค้ดจะถูกตีความว่าเป็นส่วนหนึ่งของการจัดรูปแบบ ตัวอย่างเช่น รูปแบบ 0,00″ กก.» วิธีนี้จะทำให้ค่า 12,5 ปรากฏเป็น 12,50 กิโลกรัม โดยที่คุณไม่ต้องพิมพ์ "กิโลกรัม" ลงในช่องข้อมูล

สัญลักษณ์ @ ใช้เพื่อแสดงถึง เนื้อหาข้อความ ของเซลล์ในรูปแบบที่กำหนดเอง หากคุณกำหนดรูปแบบสำหรับส่วนที่สี่ (ส่วนข้อความ) ของสไตล์ "ความสนใจ: "@เมื่อเซลล์มีข้อความอยู่ ระบบจะแสดงข้อความ "ข้อควรระวัง:" ตามด้วยค่าเดิม วิธีนี้มักใช้เพื่อติดป้ายกำกับช่องข้อมูลบางช่องโดยอัตโนมัติโดยไม่ซ้ำซ้อนข้อมูล

อีกหนึ่งคุณสมบัติที่ทรงพลังคือความสามารถในการประยุกต์ใช้ สีจากรูปแบบนั้นเองทำได้โดยการเขียนชื่อสีไว้ในวงเล็บเหลี่ยมที่ต้นส่วน: , , , , , , , . คุณยังสามารถใช้ โดยที่ n คือตัวเลขระหว่าง 0 ถึง 56 ซึ่งหมายถึงจานสีภายในของ Excel

ตัวอย่างทั่วไปจะเป็นประมาณนี้: 0,00;-0,00;»-«;»ข้อควรระวัง: «@รูปแบบดังกล่าวจะแสดงตัวเลขบวกเป็นสีน้ำเงินโดยมีทศนิยมสองตำแหน่ง ตัวเลขลบเป็นสีแดงโดยมีเครื่องหมายลบกำกับ เลขศูนย์แสดงเป็นขีดคั่น และข้อความเป็นสีเขียวโดยมีคำว่า Attention: นำหน้า

นอกจากนี้ รูปแบบที่กำหนดเองยังช่วยให้ ค่าหน้ากากกล่าวคือ ซ่อนข้อมูลโดยไม่ลบออก หากคุณเว้นส่วนใดส่วนหนึ่งว่างไว้ (เช่น ใช้เครื่องหมายเซมิโคลอนแทนตัวเลขบวกและลบ เลขศูนย์ และข้อความ) Excel จะเก็บค่าไว้แต่จะไม่แสดงผล ซึ่งสามารถใช้ร่วมกับสีหรืออักขระพิเศษเพื่อสร้างรายงานที่ชัดเจนยิ่งขึ้นได้

ตัวอย่างทั่วไปของรูปแบบที่กำหนดเอง

หนึ่งในเทมเพลตที่ใช้กันทั่วไปคือรูปแบบ #.##0,00รูปแบบนี้แสดงตัวเลขโดยมีเครื่องหมายคั่นหลักพันและทศนิยมสองตำแหน่ง ค่า 1234 จะแสดงเป็น 1.234,00; 12,3 จะแสดงเป็น 12,30; และ 0 จะแสดงเป็น 0,00 นี่คือรูปแบบคลาสสิกสำหรับการแสดงจำนวนเงินหรือปริมาณในเอกสารทางวิชาชีพ

หากคุณต้องการเพิ่มสัญลักษณ์ยูโรและเน้นค่าลบด้วยสีแดง คุณสามารถใช้โค้ดประมาณนี้ได้ #.##0 €;-#.##0 €ในกรณีนี้ ส่วนแรกจะแสดงจำนวนเงินที่เป็นบวกด้วยสัญลักษณ์ € และส่วนที่สองจะทำเช่นเดียวกันแต่เป็นสีแดงและมีเครื่องหมายลบ นี่เป็นวิธีที่รวดเร็วในการตรวจสอบการขาดทุนหรือค่าใช้จ่ายได้ในทันที

เครื่องหมายคำถาม (?) ที่ใช้เป็นสัญลักษณ์แทนช่องว่างก็ใช้ได้เช่นกัน รูปแบบหนึ่ง - ตัวอย่างเช่น ตัวเลข 1234 จะแสดงเป็น "12 34" โดยเว้นช่องว่างในส่วนทศนิยมไว้ แม้ว่าค่าเหล่านั้นจะไม่ใช่ค่าสำคัญก็ตาม การปรับจำนวนเครื่องหมายคำถามจะช่วยควบคุมจำนวนช่องว่างที่เหลืออยู่และการจัดเรียงตัวเลขในแต่ละคอลัมน์ได้

ในการสอบแข่งขัน มักมีการขอรูปแบบที่มีโครงสร้างเฉพาะเจาะจง เช่น «สินค้าคงคลัง «#.###0,00% หรือรูปแบบที่คล้ายกัน ในแบบฝึกหัดเหล่านี้ เพียงพิมพ์ตัวอักษรที่ระบุในคำแนะนำลงในช่อง "พิมพ์" ของรูปแบบที่กำหนดเอง โดยผสมผสานตัวเลข สัญลักษณ์ และเครื่องหมายอัญประกาศตามที่แสดงในคำถาม

อีกสถานการณ์หนึ่งที่พบได้บ่อยในข้อสอบคือเรื่องวันสำคัญต่างๆ ตัวอย่างเช่น คุณอาจถูกขอให้ลบ 75 วันออกจากวันที่กำหนด และแสดงผลลัพธ์ในรูปแบบที่เหมาะสม ปี.เดือน.วัน โดยที่ปีมีสี่หลัก เดือนมีสองหลัก และวันมีได้หนึ่งหรือสองหลัก รูปแบบที่กำหนดเองที่เหมาะสมจะเป็นประมาณนี้ อ่าาา.มม.ดีเพื่อให้วันที่ 4 แสดงผลเป็น "4" ไม่ใช่ "04"

การประยุกต์ใช้ Excel ในทางปฏิบัติสำหรับการสอบแข่งขัน

ในการสอบคัดเลือกตำแหน่งเจ้าหน้าที่ธุรการหรือผู้ช่วยธุรการนั้น รูปแบบที่กำหนดเอง แบบฝึกหัดเหล่านี้มักเป็นแหล่งที่มาของคำถาม และมักมีรูปแบบที่ไม่ตรงกับที่โจทย์กำหนดไว้ ทำให้ต้องใช้เทมเพลตแบบกำหนดเอง

ตัวอย่างคลาสสิก: คุณได้รับวันที่ในเซลล์หนึ่ง แล้วถูกขอให้ลบจำนวนวัน และแสดงผลลัพธ์ในรูปแบบเฉพาะ (เช่น ปีมีสี่หลัก เดือนมีสองหลัก และวันมีหนึ่งหรือสองหลัก) สูตรสำหรับการลบวันจะทำโดยตรง (เช่น =D2-75) และส่วนที่เหลือคือการกำหนดรูปแบบวันที่แบบกำหนดเองและการรวมเข้าด้วยกัน เอ, มายด์ โดยใช้จุดหรือขีดคั่นตามที่ระบุไว้

การทดสอบอีกประเภทหนึ่งเกี่ยวข้องกับการจัดรูปแบบตัวเลขสองคอลัมน์ให้ตรงตามข้อกำหนดที่แน่นอน ตัวอย่างเช่น คอลัมน์หนึ่งอาจแสดงผลดังนี้ #.###0,00% และอีกแบบหนึ่งที่มีรูปแบบแตกต่างออกไป โดยมักจะมีสัญลักษณ์คงที่แทรกอยู่ สิ่งสำคัญคือต้องเขียนโค้ดในช่อง "ประเภท" โดยไม่มีข้อผิดพลาด ต้องเคารพเครื่องหมายจุลภาค จุด ช่องว่าง เครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ ฯลฯ

หากคุณเข้าใจสัญลักษณ์ต่างๆ (0, #, ?, «, «;”, สีในวงเล็บ ฯลฯ) และเข้าใจว่าค่าพื้นฐานไม่เปลี่ยนแปลง คำถามเหล่านี้ก็จะไม่เป็นปัญหาสำหรับคุณ ราคาไม่แพงความยากลำบากที่แท้จริงมักอยู่ที่การจดจำไวยากรณ์ให้ถูกต้องและไม่สับสนเมื่อพิมพ์ในรูปแบบที่ต้องการ

การทำงานกับรูปแบบที่กำหนดเองไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณสอบผ่านเท่านั้น แต่ยังทำให้เอกสารงานของคุณดูเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น ด้วยคอลัมน์ที่จัดเรียงอย่างเป็นระเบียบ หน่วยที่นำเสนออย่างดี และข้อมูลที่พร้อมให้ตีความได้ในทันที

การเรียนรู้การจัดรูปแบบเซลล์ใน Excel ทั้งแบบพื้นฐานและแบบกำหนดเอง จะช่วยให้คุณควบคุมวิธีการแสดงตัวเลข วันที่ ข้อความ และรหัสพิเศษได้อย่างแม่นยำ โดยไม่กระทบต่อการคำนวณ เมื่อฝึกฝนไปเรื่อยๆ คุณจะสามารถใช้คีย์ลัดต่างๆ ได้ เช่น Ctrl + ฮิต และด้วยการใช้สัญลักษณ์อย่างถูกต้อง (0, #, ?, เครื่องหมายอัญประกาศ, สี และส่วนต่างๆ ที่คั่นด้วยเครื่องหมายเซมิโคลอน) สเปรดชีตของคุณจะเปลี่ยนจากตารางธรรมดาๆ ไปเป็นเครื่องมือที่ชัดเจนและแม่นยำ พร้อมสำหรับการตรวจสอบทางเทคนิคหรือการสอบที่เข้มงวดใดๆ