บทช่วยสอน: วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel

เครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดอย่างหนึ่งใน Microsoft Excel คือความสามารถในการสร้างรายการแบบเลื่อนลงที่สามารถช่วยควบคุมการป้อนข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณต้องการความสม่ำเสมอในข้อมูลที่ป้อนและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล ในบทช่วยสอนนี้ ฉันจะแนะนำคุณตลอดขั้นตอนการสร้างรายการดรอปดาวน์ใน Excel

Microsoft Excel เป็นซอฟต์แวร์สเปรดชีตที่ให้ผู้ใช้สามารถจัดระเบียบ จัดรูปแบบ และคำนวณข้อมูลด้วยสูตรโดยใช้ระบบเซลล์ที่หารด้วยแถวและคอลัมน์

ทำความเข้าใจแนวคิดของรายการแบบหล่นลงใน Excel

ก่อนที่จะลงรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงใน Excel เราต้องเข้าใจอย่างถ่องแท้ก่อนว่ารายการแบบเลื่อนลงใน Excel คืออะไร รายการแบบเลื่อนลงหรือที่เรียกว่าช่องทำเครื่องหมาย การเลือกหรือเมนูแบบเลื่อนลงเป็นคุณลักษณะของ Excel ที่อนุญาตให้ผู้ใช้เลือกค่าจากรายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

สิ่งนี้มีประโยชน์ในหลายสถานการณ์ ตัวอย่างเช่น หากคุณป้อนข้อมูลด้วยตนเองและมีค่าบางค่าที่ใช้ร่วมกันและซ้ำบ่อยครั้ง คุณสามารถสร้างรายการแบบเลื่อนลงสำหรับค่าเหล่านั้นเพื่อเร่งกระบวนการป้อนข้อมูลให้เร็วขึ้น

กำลังเตรียมข้อมูลสำหรับรายการแบบเลื่อนลง

ขั้นตอนแรกในการสร้างรายการแบบเลื่อนลงใน Excel คือการเตรียมข้อมูลที่คุณต้องการให้ปรากฏในรายการ รายการนี้สามารถรวมอะไรก็ได้จากรายชื่อ เมือง หมายเลข หรือสิ่งอื่นใดที่คุณต้องการ

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการเตรียมข้อมูลสำหรับรายการแบบเลื่อนลง:

• เปิด Excel และสร้างสเปรดชีตใหม่หรือใช้สเปรดชีตที่มีอยู่
• ในคอลัมน์หรือแถวว่าง ให้พิมพ์ข้อมูลที่คุณต้องการให้ปรากฏในรายการดรอปดาวน์ แต่ละรายการจะต้องอยู่ในเซลล์ที่แยกจากกัน

หลังจากที่คุณป้อนข้อมูลทั้งหมดแล้ว คุณสามารถเลือกและตั้งชื่อผ่านกล่องชื่อที่มุมซ้ายบนได้

การสร้างรายการแบบเลื่อนลง

เมื่อคุณได้เตรียมของคุณแล้ว ข้อมูล และคุณได้ให้พวกเขา ชื่อเราสามารถเริ่มกระบวนการสร้างรายการแบบเลื่อนลงได้:

• เลือกเซลล์ที่คุณต้องการให้มีรายการแบบเลื่อนลง
• คลิกที่แท็บ 'ข้อมูล' ในแถบเมนูหลัก
• ในกลุ่ม 'เครื่องมือข้อมูล' คลิก 'การตรวจสอบข้อมูล'

ตอนนี้คุณจะเห็นหน้าต่าง 'การตรวจสอบข้อมูล' ซึ่งคุณสามารถกำหนดค่ากฎสำหรับเซลล์ที่เลือกได้

การกำหนดค่ากฎการตรวจสอบข้อมูล

ขั้นตอนสุดท้ายในการสร้างรายการแบบเลื่อนลงใน Excel คือการกำหนดค่ากฎการตรวจสอบข้อมูล:

• ในหน้าต่าง 'การตรวจสอบข้อมูล' ให้คลิกที่แท็บ 'การตั้งค่า'
• ใต้หัวข้อ 'อนุญาต' ให้เลือก 'รายการ' จากเมนูแบบเลื่อนลง
• ในช่อง 'แหล่งกำเนิด' ให้พิมพ์ชื่อที่คุณระบุข้อมูลแล้วคลิก 'ตกลง'

ณ จุดนี้คุณควรจะมี รายการดรอปดาวน์ใน excel ที่สะท้อนถึงข้อมูลที่ป้อน คุณสามารถทดสอบได้โดยเลือกเซลล์ที่คุณกำหนดค่ารายการแบบเลื่อนลงแล้วคลิกลูกศร

การใช้และแก้ไขรายการแบบเลื่อนลงของคุณ

เมื่อสร้างรายการแบบเลื่อนลงแล้ว คุณสามารถใช้งานได้โดยเลือกเซลล์ใดก็ได้ที่มีรายการและเลือกรายการ หากต้องการแก้ไขรายการหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลการตรวจสอบ เพียงทำซ้ำขั้นตอนก่อนหน้า

โปรดจำไว้ว่ารายการแบบเลื่อนลงใน Excel เป็นเครื่องมือที่ช่วยประหยัดเวลาซึ่งช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพและความแม่นยำของการป้อนข้อมูล เป็นทักษะสำคัญที่ผู้ใช้ Excel ทุกคนควรรู้